Деловое письмо

© Роман Баннов, 2010 г.

Формат модуля:

- упражнение в подгруппах
- продолжительность: 25 мин.

Описание:

Примечание: курсивом выделены слова тренера.

Итак, мы переходим к составлению специальных деловых писем. Для этого мы будем работать в подгруппах.
Поделите участников на 4 подгруппы, раздайте листы бумаги каждой подгруппе.

И начнем мы с письма-запроса. Письмо-запрос направляется с целью получения каких-либо официальных сведений или 
документов (например, «Пожалуйста, сообщите...»).

Текст письма-запроса должен содержать обоснование запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные,
нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения,
не обусловленные ее функциональной деятельностью (например, «В связи с тем, что…»).

Дайте инструкцию:
Сейчас я раздам вам описание кейса (тренер раздает материалы). После этого каждая подгруппа будет составлять письмо-запрос.
Пожалуйста, внимательно прочитайте задание (на изучение кейса дайте 30 сек.). Есть ли вопросы? Если вопросов нет,
тогда – начали. Время выполнения задания – 7 мин.

Кейс:

Для заключения договора об оказании услуг Вам необходимы сканер-копии: паспорта, диплома о высшем образовании,
документов о повышении квалификации сотрудника, который будет выполнять данную работу. Эти «бюрократические издержки»
обусловлены тем, что данный сотрудник будет иметь доступ к закрытой информации. Вам необходимо составить письмо к
компании, сотрудник которой будет работать с вами.

Вариант решения кейса:

Уважаемый Иван Иванович!
В связи с принятыми в нашей компании правилами работы с внешними провайдерами, все консультанты, имеющие доступ к
закрытой информации, проходят регистрацию в службе безопасности. Это является необходимым условием для заключения
договора об оказании услуг аудита. По этой причине пришлите нам, пожалуйста, по электронной почте сканер-копии документов
на Григорьева И.Г., который будет руководить процедурой финансового аудита.

Для регистрации потребуется:
1. Общегражданский паспорт
2. Диплом о высшем образовании
3.  Свидетельство о повышении квалификации

Пожалуйста, пришлите копии документов до 18:00 пятницы 1 апреля.

С уважением,
…

Напомните участникам об окончании за 2 минуты, затем за 1 минуту.
По истечении 7 мин. предложите подгруппам озвучить решения.
По мере того, как подгруппы представляют решения, фиксируйте наиболее удачные фразы. Если замечаете стилевые ошибки –
фиксируйте их тоже, эта информация Вам понадобится в следующем блоке.

После выступления каждой подгруппы давайте обратную связь. Обращайте внимание на:

• Структуру письма – присутствуют ли все 5 частей сообщения?
• Фиксацию договоренностей – каковы дальнейшие шаги, кто будет их делать?

После того, как все подгруппы предоставят свои решения, поблагодарите их за работу, еще раз отметьте удачные решения и
переходите к следующему блоку:
Спасибо за предоставленные решения, переходим к следующему виду специальных писем.

© Роман Баннов, 2010 г.

[ В начало раздела ]